Gestern Probleme mit dem WLAN, heute ein kaputtes Waschbecken, morgen brauchst Du beglaubigte Zeugniskopien: Im Schulalltag gibt’s viele Anlässe, den IT-Support, den Hausmeister oder das Sekretariat anzurufen.
Doch nicht alle Anfragen sind dringend und die zuständigen Ansprechpartner auch nicht immer erreichbar. Dann lohnt es sich, über ein Ticketsystem für die Schule nachzudenken. So behalten alle Beteiligten den Überblick über eingehende Meldungen.
Ein einfaches Ticketsystem lässt sich in wenigen Minuten mit Microsoft Lists einrichten. Die Software ist eine von vielen Apps in Microsoft 365 Education und leicht zu bedienen. So lassen sich Service-Fragen aller Art nicht nur übersichtlich verwalten, sondern auch von allen Lehrkräften per Online-Formular eingeben.
In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie einfach Du so ein Support-Management für die Schule oder Deine Bildungseinrichtung umsetzen kannst.
Liste erstellen in Microsoft Lists
In diesem Beispiel erstellen wir ein Ticketsystem für den (hoffentlich vorhandenen) IT-Support an Deiner Schule. Lehrer*innen sollen ihre Technikprobleme über ein Online-Formular schnell und einfach melden können.
Die Verantwortlichen können dann alle eingehenden Anfragen mit den dazugehörigen Infos in einer Liste sehen und sich dann sukzessive darum kümmern – je nach Dringlichkeit.
Wir beginnen mit dieser Liste und nutzen dafür Microsoft Lists. Mithilfe der Software kannst Du beliebige Listen erstellen und die Einträge bequem verwalten – auf Wunsch auch gemeinsam mit anderen Personen.
Vorgefertigte Elemente helfen Dir dabei, Deine Liste passgenau einzurichten. In einem früheren Beitrag habe ich Dir Microsoft Lists für Schule und Unterricht schon kurz vorgestellt.
Microsoft Lists in der Schule: Listen erstellen und...
Rufe Microsoft Lists in Deinem Internetbrowser auf. Du findest die Web-App wie üblich im Online-Portal von Microsoft 365. Klicke auf der Startseite auf den Button Neue Liste und ignoriere die hier angebotenen Vorlagen: Wir starten von Grund auf mit einer leeren Liste.
Gib der neuen Liste dann einen aussagekräftigen Namen. In dem Feld darunter kannst Du zudem eine Beschreibung hinzufügen, damit Du später alle erstellten Listen leicht zuordnen kannst. Dabei helfen auch Farben und Symbole, die sich vor dem Erstellen noch auswählen lassen.
Das Erstellen der Liste dauert dann nur wenige Sekunden. Sie wird dann in jedem Fall in der Cloud gespeichert, wahlweise in Deinem persönlichen OneDrive oder auf dem gemeinsamen SharePoint. Das kannst Du vor dem Anlegen der Liste unter dem Hinweis Speichern unter festlegen.
Spalten hinzufügen und konfigurieren
Du solltest jetzt eine leere Liste auf dem Bildschirm sehen. Nacheinander kannst Du dieser Liste nun Spalten hinzufügen, die Du später für die einzelnen Listeneinträge brauchst.
Das können zum Beispiel die folgenden Informationen sein:
- Wann ist das IT-Problem aufgetreten?
- Wer stellt die Support-Anfrage?
- In welchem Raum besteht das Technikproblem?
- Wie dringend muss sich jemand um die Behebung kümmern?
Für diese und alle weiteren Informationen solltest Du nun also jeweils eine Spalte hinzufügen. Wenn Du rechts in der Tabelle auf die gleichnamige Schaltfläche klickst, bietet Dir Microsoft Lists verschiedene Optionen an.
Entscheide Dich für die passende Datenarten. So stellst Du später sicher, dass sich die Einträge leichter eingeben lassen und besser ausgewertet werden können.
Hilfreich finde ich zum Beispiel die Option Auswahl. Dabei kannst Du verschiedene Auswahlmöglichkeiten definieren, die dann später bei der Eingabe ins Ticketsystem angeboten werden. So lassen sich IT-Probleme zum Beispiel direkt kategorisieren und dann übersichtlich sortieren.
Verschiedene Ansichten für Support-Anfragen
Mir hilft es oft, mit Beispieldaten zu arbeiten. So kann ich auch dieses Ticketsystem besser ausprobieren und besser beurteilen, ob ich wichtige Angaben für den IT-Support vergessen habe.
Neben einer Spalte für die Priorität habe ich hier noch eine Ja/Nein-Auswahl für den Status der Bearbeitung ergänzt. Auf diese Weise können Techniker*innen, Hausmeister*innen und Sekretär*innen ein gelöstes Problem entsprechend markieren.
Hilfreich ist auch die Möglichkeit, eingegebene Daten unterschiedlich darzustellen. Dafür kannst Du in Microsoft Lists verschiedene Ansichten zu definieren.
Klicke rechts oben auf das kleine Pluszeichen. Der Assistent begleitet Dich zum Beispiel dabei, eine Kalenderansicht einzurichten oder ein Board zu erstellen, auf dem die Einträge automatisch nach Kategorien sortiert werden.
Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn sich Mitarbeitende jeweils um bestimmte IT-Probleme kümmern oder wenn Du Aufgaben mit hoher Priorität auf einen Blick angezeigt bekommen möchtest.
Eingabeformular für alle Lehrkräfte erstellen
Zuletzt kümmern wir uns um das Online-Formular, über das in Zukunft alle Kolleg*innen ihre Hinweise eintragen können. Auch dafür brauchst Du keine Programmierkenntnisse: Das Formular lässt sich direkt auf Grundlage der gerade erstellten Liste erstellen.
Der Clou: Du profitierst jetzt vom Zusammenspiel der Apps und Dienste innerhalb von Microsoft 365 Education. Die Web-App Lists hat eine direkte Verbindung zur Formular-Software Forms, die in der Schule zum Beispiel für Abstimmungen und Quizfragen zum Einsatz kommt.
Microsoft Forms in der Schule: Umfragen und Quiz im...
Deshalb kannst Du nun oben im Menüband von Lists einfach auf die Schaltfläche Formulare klicken und dann per Assistent das passende Online-Formular erstellen. Aus jeder Spalte wird automatisch ein passendes Eingabefeld.
Zu den einzelnen Fragen kannst Du noch Begleittexte ergänzen, die Lehrkräfte später durch den Fragebogen führen. Außerdem kannst Du auf der rechten Seite einzelne Felder ausblenden, falls diese nicht im Formular auftauchen sollen.
Rechts oben findest Du die Schaltfläche Vorschau. Klicke zwischendurch darauf, um schon mal einen Eindruck von der Eingabemaske zu bekommen. Sobald Du mit dem Formular zufrieden bist, kannst Du es direkt für alle Personen innerhalb Deiner Schule freigeben.
Klicke dafür auf Formular senden. Du erhältst einen Link zum Online-Formular, den Du ab sofort an alle Lehrkräfte und sonstige Mitarbeitenden weitergeben kannst.
Meine Empfehlung: Probiere unbedingt selbst aus, ob die Einträge ins Formular wie gewünscht in Microsoft Lists übernommen werden. Wenn das reibungslos klappt, ist Dein Ticketsystem für die Schule einsatzbereit.
Weitere Ideen fürs Ticketsystem mit Microsoft Lists
Vielleicht hast Du Lust, dieses einfache Ticketsystem noch zu erweitern. Ein paar Anregungen habe ich bereits für Dich gesammelt. Weitere Ideen kannst Du gerne als Kommentar unter dieser Anleitung hinterlassen.
- Sollen Lehrkräfte auch Fotos hochladen können, zum Beispiel um dem Hausmeister einen Schaden zu melden oder dem IT-Support eine Fehlermeldung auf dem Bildschirm zeigen? Ergänze Deine Liste dafür um das Feld Bild.
- Arbeitet Ihr im Kollegium mit Microsoft Teams, zum Beispiel für die interne Kommunikation in der Schule? Der Link zum Online-Formular lässt sich auch in einen Kanal einbinden und so ohne zusätzliches Browser-Fenster direkt aufrufen.
- Wenn ein IT-Problem als gelöst markiert wird, sollte die Lehrkraft im besten Fall auch darüber informiert werden. Das lässt sich mithilfe von Power Automate und etwas Einarbeitung realisieren: Sobald der Status eines Listenelements geändert wird, kann das Automatisierungs-Tool automatisch eine Benachrichtigung versenden, zum Beispiel per E-Mail.
Danke für die hilfreiche Anleitung! 🙂
Das Feld „Bild“ taucht aber leider nicht im Formular auf. Ist das nur bei mir so oder geht das leider nicht?
Hallo Philipp, vielen Dank für diesen sehr guten Hinweis! Ich habe es gerade nochmal überprüft: Tatsächlich erlaubt das von Lists erstellte Formular bislang noch keinen Upload von Bildern. Das ist in Microsoft Forms – dem Online-Dienst dahinter – offenbar generell noch nicht möglich. Bis dahin gibt’s also nur drei Möglichkeiten: Das Bild direkt in Lists hochladen, irgendeinen Flow mit Power Automate basteln oder vorerst auf Bilder im Ticketsystem verzichten. Ich behalte das mal im Auge … Viele Grüße!